GESTIONNAIRE DES MANIFESTATIONS OFFICIELLES DE LA VILLE (H /F)

Pourquoi nous avons besoin de vous ? 

Dans le cadre du départ d’un de nos agents, nous cherchons son ou sa remplaçant(e). Le poste est situé à l’hôtel de ville, 122 rue Houdan

Avec qui allez-vous travailler ? 

L’équipe des intendants : Stéphanie, Marion, Qais et Sofiane
La chef de service : Patricia, et son adjointe : Martha
L’ensemble du service Sceaux info mairie : Jérôme, Justine, Marie-Anne, Morgane...

Quel sera votre environnement de travail ?

Un travail en lien direct et permanent avec les fournisseurs, le public en présence des élus ainsi qu’en transversalité avec l’ensemble des services de la Ville ; les élus et le maire.
Vous serez en binôme avec l’intendant de l’hôtel de ville et en lien avec le chef de service pour les réceptions officielles importantes ou portées en propre.

Organiser les réceptions officielles de la Ville, certaines en propre et d’autres en lien avec les services pilotes. 
Gérer les commandes relatives au secteur de l’intendance.
Gestion administrative, budgétaire et logistique des réceptions de la Ville.

Quelles seront vos missions ?

-    Organiser les réceptions officielles de la Ville, certaines en propre et d’autres en lien avec les services pilotes. 
-    Gérer les commandes relatives au secteur de l’intendance.
-    Gestion administrative, budgétaire et logistique des réceptions de la Ville
-    Superviser, en lien avec l’intendant de l’hôtel de ville, la gestion du stock de denrées alimentaires et matériel d’intendance.
-    Gérer le budget du secteur Intendant : préparation budgétaire et suivi, gestion des demandes de subventions des associations patriotiques scéennes.
-    Rechercher les prestataires de service en lien avec les besoins de la collectivité (traiteurs, fleuristes, commerçants, fournisseurs, maîtres d’hôtel).
-    Coordonner intégralement certaines cérémonies officielles (cérémonies patriotiques, cérémonies des médaillés du travail, cérémonie des bacheliers, cérémonie des centenaires, cérémonies des 50 ans et plus d’anniversaire de mariage, réception des acteurs associatifs, etc.), en lien avec les acteurs concernés.
-    Connaître la gestion du protocole, les procédures et règles relatives à l’organisation des évènements patriotiques.
-    Commander les denrées alimentaires pour les réunions du maire 
-    Assurer la coordination des repas et collations institutionnelles en présence de M. le maire ou autres élus ou de la direction générale des services.
-    Accompagner les services pilotes pour leurs réceptions officielles (ex. : réception des acteurs économiques, vernissage d’exposition, etc.).
-    Assurer le suivi mensuel des anniversaires décennaux des seniors à partir de 80 ans (envoi des cartes d’anniversaire, bouquets ou autre). 
-    Coordination des maîtres d’hôtels, traiteurs, et personnel communal intervenant lors de ces réceptions.
-    Gestion de la structure de la Ménagerie en lien avec les intendants de salles. 
-    Remplacement en cas d’absence de l’intendant de l’hôtel de ville (préparation café, repas, etc.).

Vous reconnaissez-vous ?

Vous avez un Niveau baccalauréat + 2 idéalement 
Organisé : pour que le travail d’équipe soit efficace
Ponctuel : Le respect du timing est essentiel pour coordonner les cérémonies officielles !
Courtois : vous participez à diffuser la bonne image de la Ville
Discret : vous entendrez de nombreuses informations, certaines confidentielles
A l’écoute : vous devez bien comprendre les consignes de votre hiérarchie ainsi que les demandes des usagers pour les mettre en œuvre
Réactif : des imprévus peuvent survenir, vous devrez anticiper et être en capacité de coordonner différents intervenants/acteurs lors des manifestations
Goût pour le travail en équipe : c’est la clé d’une bonne communication avec l’ensemble des collègues
Compétences en bureautique indispensables 
Respect des engagements et les procédures liés à la démarche qualité et est force de proposition sur les dossiers liés à la démarche qualité

Et votre contrat ? Votre temps de travail ?

C’est un emploi permanent de catégorie C à pourvoir dès que possible à temps complet
(Horaires de travail, contraintes, matériel spécifique, port de vêtements professionnels, …)
-    Horaires de travail : 8h30 / 12h00 – 13h30 / 17h30
-    Horaires à adapter en fonction des besoins du service (1607 heures annuelles)
-    Présence en soirée, le week-end et certains jours fériés (8 mai et 11 novembre), lors d’évènements spécifiques tels que : - cérémonies patriotiques, réception des associations, réception centenaires, anniversaire de mariage des seniors (à la demande des familles, médaillés, bacheliers, acteurs économiques...)
-    Récupération d’heures

Pourquoi rejoindre Sceaux ?

Parce que nous participons activement à la qualité de vie au travail pour que vous puissiez concilier sereinement vie personnelle et vie professionnelle : le CNAS, la participation mutuelle et prévoyance, les activités sportives, le télétravail, la participation aux locations de vacances et accueils de loisirs, l’accès favorisé à la formation, le forfait mobilité pour les déplacements doux, le prêt de VAE, le parcours d’accueil et d’intégration, la charte qualité, le cadre de travail exceptionnel en Ile-de-France...

Postulez !
Envoyez CV + LM à drh@sceaux.fr ou Monsieur le maire, 122 rue Houdan, 92330 Sceaux
Ou partagez si vous connaissez quelqu’un qui pourrait être intéressé